Entenda o que são processos e porque eles são importantes para sua empresa

Você já viu aquelas empresas em que tudo parece acontecer meio que por acaso, desde o processo de produção dos produtos até a entrega e a finalização das vendas? São empresas em que tudo acontece de maneira desordenada, empurradas pela correria do dia a dia, mas sem jamais seguir uma rotina ou um plano de execução pré-definido.

Desnecessário dizer que empresas assim são super estressantes para o dono e para os funcionários. Frequentemente haverá alguma discussão e alguma animosidade entre o dono e os funcionários. Isso acontece porque, de maneira geral, os funcionários sequer sabem a hora que sairá do trabalho. Estão sempre fazendo hora extra e tendo que cobrir alguma coisa que acabou atrasando dentro de todo o processo.

Além disso, os funcionários dessas empresas estão sempre correndo de maneira desordenada, atravessando o trabalho uns dos outros.  O resultado disso é a famosa situação desagradável onde uns pensam fazer o trabalho de outros, o que acaba por gerar o disse-me-disse, os atritos e os ressentimentos.

Para evitar esse tipo de problema, a obrigação de todo administrador é ter atenção com cada processo dentro de uma empresa. Além disso, a melhor forma de otimizá-los é com uma organização adequada, na qual cada funcionário faz o seu trabalho, de maneira ordenada e paciente.

A atenção com os processos significa acompanhar todo o passo a passo que envolve a execução das vendas e dos produtos dentro de uma empresa. O intuito é pensar e elaborar formas de otimizar cada etapa. De maneira geral, podemos dividir os processos dentro de uma empresa em três etapas: 1) a pré-venda; 2) a produção e 3) a pós-venda. Cada etapa possui uma função distinta. E exatamente por isso elas podem ser organizadas e otimizadas de maneiras diferentes.

O processo de pré-venda

O processo de pré-venda de uma empresa compreende tudo que ocorre anteriormente a aquisição do produto ou oferecimento do serviço. Dentro desta etapa, podemos colocar a comunicação com o cliente, as estratégias de publicidade, e até mesmo elementos como o visual  e a organização do ambiente.

A etapa de pré-venda se destaca como um dos processos principais de uma empresa. Ela é a responsável por convencer o cliente de que vale a pena confiar e consumir o seu produto. Para otimizá-la é necessário organizar tudo aquilo que está na ponta que lida com o cliente e o convence a comprar. Para compreender bem esse processo é necessário ter atenção com tudo aquilo que envolve os momentos de contato inicial do cliente com a sua empresa, desde o momento de contato até a decisão de compra.

O processo de produção

O segundo processo importante de uma empresa é a etapa de produção. Essa etapa envolve todo o passo a passo para produzir o seu produto e entregá-lo ao cliente. Para otimizar o processo de produção é necessário ter atenção a elementos como os insumos necessários para produzir seu produto, bem como a logística de produção e de entrega.

Como administrador, seu papel deverá ser o de ter atenção com cada elemento da etapa de produção e buscar identificar meios de torná-la mais eficiente e dinâmica. Ou seja, você deve buscar fazer o máximo com o mínimo possível. Perguntas que podem guiar as suas decisões: como posso produzir mais com a mesma quantidade de funcionários? Há alguma forma de diminuir o custo de produção dos meus produtos? O processo de entrega está eficiente ou o cliente demora para receber meu produto?

O processo de pós-venda

A última etapa é tão importante quanto as anteriores, mas é frequentemente ignorada pelos empresários. O processo de pós-venda envolve tudo o que ocorre após a finalização e entrega do seu produto ou serviço. Como você continua o contato com seu cliente após a finalização da compra? Quais são os meios utilizados por você para fazer aquele cliente retornar a sua loja? Seu cliente terá um suporte eficiente após adquirir seu produto? Ele encontrará pessoas dispostas a resolver seu problema após a compra do produto?

Otimizar a etapa de pós-venda significa responder as perguntas acima. Note que, se a etapa de pré-venda envolve os elementos de contato inicial com a sua empresa, a etapa de pós-venda envolve os elementos de contato final. A atenção com essas etapas faz com que o cliente esteja sempre satisfeito com a sua empresa. E, naturalmente, quanto mais satisfeito, mais disposição ele terá a buscar sua empresa no futuro.

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