Com o lockdown em algumas cidades, muitas empresas estão sendo novamente obrigadas a adotar métodos de trabalho home-office mesmo sem ter muita experiência de como fazer a transição de um método de gestão presencial para uma forma de gestão remota.

Surge novamente o desafio de gerir equipes de forma completamente virtual sem perder a produtividade e a eficiência na execução dos projetos da empresa. O problema, claro, é que mesmo com o uso dos meios de comunicação atuais, ainda há sempre a dificuldade de coordenar a comunicação e todos os processos sem que as coisas se atrapalhem.

Há diversas ações que podem ser tomadas para evitar maiores dificuldades e conseguir manter a eficiência da sua equipe mesmo em trabalho remoto. Segue a leitura que daremos algumas dicas essenciais do que fazer para não perder a eficiência do trabalho da sua equipe:

Definir bem tarefas individuais

A primeira dica para manter a gestão da sua equipe é definir bem as tarefas individuais. Um dos entraves mais frequentes na transição de equipes presenciais para remotas é o fato de que muitas equipes presenciais dependem da ação de uma única pessoa que coordena e faz a gestão de todos.

Ou seja, são equipes viciadas em concentrar todo o trabalho em somente uma pessoa, o famoso faz-tudo. Assim, quando ocorre a transição para a gestão remota, em que as pessoas se separam e não conseguem mais depender do faz-tudo, a equipe acaba por se desordenar e não saber exatamente o que fazer.

Daí que a solução é exatamente definir muito bem quais serão as atribuições de cada um. Se a gestão presencial pode ser feita de maneira horizontalizada, isto é, com a participação simultânea de cada pessoa, o mesmo não é tão fácil na gestão remota.

Assim, a gestão remota necessita ser hierarquizada, onde uma pessoa ficará responsável pela coordenação de cada processo e gestão do fluxo de informação entre cada parte envolvida. Isso nos leva a segunda dica:

Definir uma hierarquia de comando e de informação

A segunda dica é definir uma hierarquia de comando e de informação. Isto é, sua equipe precisa saber claramente para quem relatar certas informações e de quem irá receber ordens. A partir disso, as ações e a cadeia de comando se tornará muito mais organizada.

Trazer a dinâmica de planejamento e execução presencial para o trabalho remoto pode acabar sendo mais custoso. Por isso, é importante pensar dinâmicas alternativas de coordenação da equipe. Definir uma hierarquia servirá para facilitar o fluxo de informação e tornar a cadeia de comandos muito mais eficaz.

Manter um maior controle dos prazos

Nossa terceira dica é manter um maior controle dos prazos. Se a partir de agora a equipe se organizará de uma maneira hierarquizada, também será necessário manter um maior controle dos prazos.

A razão disso é o fato de que no trabalho home-office é muito mais difícil manter o controle sobre o andamento dos processos e saber como está o desenvolvimento dos colaboradores.

Assim, estabelecendo prazos para a execução de cada tarefa, você saberá exatamente quando pode esperar a finalização de cada tarefa e também não terá que estar em comunicação constante com cada membro da equipe.

Utilizar ferramentas de gestão de tarefas

Por fim, nossa última dica de gestão remota é a utilização de ferramentas virtuais de gestão de projetos. Há diversos métodos e modelos disponíveis, como o Trello, o Scrum, o MeisterTask e o ActiveCollab. Muitos são gratuitos e de fácil uso.

Com uma ferramenta de gestão de projetos é possível acompanhar o andamento de cada processo sem a necessidade de ter que colher feedbacks constantes dos colaboradores. Por exemplo, é possível fazer a divisão de tarefas, descrever cada processo para cada integrante da equipe, e ter uma atualização em tempo real.

Manter essas dicas facilitará a coordenação da sua equipe mesmo em formato remoto. Para saber ainda como manter a motivação da sua equipe, recomendamos também este texto: Táticas para manter a motivação da sua equipe.

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