Gerir os processos de uma empresa é uma atividade que demanda muita energia e criatividade. (Se você ainda não acredita ou entende a importância de saber gerir os processos dentro de uma empresa, poderá checar clicando aqui) Muitos gestores coordenam os processos da empresa de forma completamente aleatória, lidando com os problemas na medida em que eles surgem.
É até possível que a empresa consiga caminhar desse modo, mas ter um método de execução e aprimoramento das tarefas pode facilitar bastante a sua jornada.
Como forma de propor um método de gestão com vistas a melhoria permanente dos processos dentro de uma empresa, nos anos 1920 o engenheiro Walter Shewhart criou o ciclo PDCA (de Plan, Do, Check e Act).
O objetivo desta ferramenta é fornecer um passo a passo para orientar o planejamento e a execução de tarefas alinhadas para a realização de um determinado objetivo. Com o ciclo PDCA, sua equipe estará em um processo de melhoria contínua, contanto que esteja bem organizada.
Confere então como organizar cada passo do ciclo PDCA:
Planejar
A primeira etapa do ciclo PDCA consiste no planejamento das tarefas a ser executadas. Na etapa do planejamento é necessário definir o problema a ser abordado, desmontar suas possibilidades de solução e escolher um conjunto de ações a ser seguido como forma de resolver aquele problema.
Na etapa do planejamento o gestor deve descrever o alvo final a ser alcançado e como cada processo iniciará e terminará. Portanto, é crucial que o gestor consiga alinhar cada processo de maneira eficiente e organizada. De um modo geral, essa etapa depende de:
– Definir e esclarecer o problema,
– Definir estratégias de solução,
– Definir equipe,
– Reunir informações, e
– Alinhar passo a passo de cada processo.
Executar e Aprimorar
Na segunda etapa do ciclo PDCA é necessário executar o plano definido no primeiro passo. Na etapa de execução a equipe deve buscar atingir o alvo final da maneira mais rápida possível. O objetivo é colher feedback sobre o processo de execução.
Assim, a equipe e o gestor buscam identificar todos os pontos positivos e negativos definidos no processo de planejamento.
Por isso, o objetivo da etapa de execução também é efetuar uma análise de quais pontos podem ser melhorados, se necessário, para o alcance do objetivo almejado. Isso significa realizar as seguintes ações:
– Execução de cada processo da etapa de planejamento,
– Obtenção de feedback,
– Análise dos pontos de melhoria,
– Definição de estratégias para resolução dos problemas, e
– Compartilhamento do aprendizado.
Agir
A etapa final do ciclo PDCA é a da ação. A ideia é consolidar todo o aprendizado da etapa anterior de modo a escolher o passo a passo de execução de todos os processos.
A etapa da ação depende de padronizar tudo que funcionou durante a execução e avaliar os resultados finais de cada processo. As ações da última etapa do ciclo PDCA são as seguintes:
– Ação com base no conhecimento adquirido na etapa anterior,
– Análise dos resultados alcançados,
– Consolidação dos pontos benéficos do processo de execução,
– Envolvimento e alinhamento da equipe, e
– Contínuo processo de aprendizado e execução.
Implementar o ciclo PDCA na sua empresa certamente a tornará muito mais eficiente no estabelecimento de metas e alcance de resultados. Todo gestor deve ser capaz de alinhar cada processo dentro de uma empresa a partir de estratégias que permitam o auto-aprendizado da equipe e a busca contínua por uma maior eficiência.
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