Se tem um profissional cuja relação é bastante pautada pela confiança é o Contador, não é mesmo? E como qualquer relacionamento, em algum momento, pode vir a faltar esta confiança, ou até mesmo pode ser que você apenas esteja precisando ir para o próximo nível ou, ainda, com as constantes mudanças neste setor, você queira conhecer outros serviços que podem ser oferecidos por uma contabilidade. E é neste momento que começa a busca por outro Escritório de Contabilidade. Então sempre paira a dúvida: como escolher um Escritório de Contabilidade que atenda às necessidades da minha empresa?
Neste artigo vamos te mostrar o passo-a-passo para fazer uma transição tranquila e segura entre escritórios de contabilidade, sem prejudicar sua empresa e, o mais importante, poder contar com um upgrade nos serviços oferecidos à sua empresa. Então vamos dividir nos seguintes tópicos:
1) Quando é o momento de trocar de contabilidade?
2) É complicada a migração para um novo escritório de contabilidade?
3) Por que eu deveria trocar de escritório de contabilidade?
4) Tem custo trocar de escritório de contabilidade?
A contabilidade de sua empresa pode ser a heroína ou a vilã. E sabe por que? Ao abrir um CNPJ é necessário se atentar para o cumprimento de diversas obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas (mesmo que não tenha funcionários, viu!). Um cálculo rápido para você nunca esquecer: uma empresa que passe 1 ano sem entregar as declarações obrigatórias pode contrair débitos na casa de R$ 6.500 apenas com as multas a que estará sujeita depois, quando for entregar as tais declarações. Caro, não é? Então, o mais sensato é manter sua empresa em dia. Muito do trabalho de manter a empresa regular é feito pelo Escritório de Contabilidade que atende à empresa. Se você não sabe como acompanhar a regularidade destes trabalhos, se não tem retornos recorrentes do escritório que atende sua empresa, poderá receber a surpreendente notícia de que a empresa possui pendências de 3, 4 ou 5 anos atrás.
Para evitar este tipo de transtorno, aqui na Conta Junto fazemos o acompanhamento das Certidões Negativas para você. Elas atestam que sua empresa está regular, sem pendências de declarações ou impostos.
Outro ponto importante a se considerar para entender se é o momento de trocar de contabilidade é entender quanto tempo você está gastando com o uso dos serviços de contabilidade da sua empresa. Imagine que você ainda tem de separar os documentos da sua empresa para colocar em um malote, que é retirado por um portador e entregue ao escritório de contabilidade que atende sua empresa. Como se não bastasse, quando precisa de um documento você solicita e aguarda a entrega do documento físico assinado OU alguém que vai imprimir, assinar, carimbar e só depois digitalizar. Mais ainda: aquela alteração contratual que acabou de ser feita na sua empresa ainda não tem uma via nas suas mãos porque o portador ainda não entregou e você precisa dela para enviar a um fornecedor. E não pára por aí: para falar com seu Contador você precisa se deslocar até o escritório, falar o que precisa e dispôr de um tempo bem grande no trânsito e na espera. Existem escritórios de contabilidade em que isso já não é mais a realidade. Ao contrário, todos os documentos da sua empresa estarão em um portal de atendimento, as informações são baixadas automaticamente pelo time do escritório para processar os cálculos e as declarações, e as reuniões online são muito mais produtivas, gerando uma economia de tempo considerável.
Portanto, o momento para trocar de contabilidade é quando você identifica que poderia dar um passo além no controle destas obrigações da sua empresa ou, ainda, quando você tiver a sensação de que seu Escritório de Contabilidade poderia fazer um pouco mais pela sua empresa mas, seja por falta de tecnologia ou por falta de conhecimento em áreas como Finanças, Marketing e outras que são tão importantes para sua empresa, não consegue lhe atender. Neste caso, busque escolher um Escritório de Contabilidade que vá te assessorar nestes itens também.
A transição da contabilidade de um Escritório de Contabilidade para outro é bem simples e rápida. Na verdade a única coisa que terá que fazer é observar o prazo contratual solicitado para rescindir com seu atual prestador de serviços. Ao comunicar o escritório de contabilidade que atende sua empresa, será feito um distrato e no prazo previsto em contrato será passado o bastão para o novo prestador de serviços. É bem importante conectar os profissionais, para que possam enviar inclusive detalhes técnicos nesta transição.
O primeiro ponto que é bem importante levar em consideração é o rol de serviços que o escritório de contabilidade que atende sua empresa oferece. Os serviços básicos como entrega de declarações, atendimento da legislação vigente, cálculo de impostos, orientação para emissão de notas, cálculo da folha de pagamento, já vem sendo bastante automatizado por ferramentas tecnológicas. Mas isto não é sinal de sucesso para nenhuma empresa. Sucesso envolve a capacidade de planejar adequadamente seu negócio, vender mais que seus concorrentes e ter melhores margens de lucro também. O Escritório de Contabilidade pode ser um parceiro imensurável neste processo. Porque convivendo com outros negócios, em muitos casos iguais ao seu, em outros estágios de vida destes negócios, o Contador e sua equipe conseguem nortear muitas ações que você pode tomar para levar seu negócio para o próximo nível.
Então o motivo principal pelo qual você deveria trocar de escritório de contabilidade é se perceber que o que pode extrair do Escritório de Contabilidade vs o que é oferecido atualmente for muito diferente.
O único ponto de atenção para trocar de escritório de contabilidade é avaliar o tempo de aviso prévio para rescisão do contrato. Empresas que cobram multa se você for sair antes de 1 ano, por exemplo, o fazem por não conseguir garantir o melhor atendimento ou por conta dos baixos preços que praticam, demoram muito mais para atingir o ponto de equilíbrio. Aí você paga o preço!
Neste vídeo explicamos um pouco sobre as contabilidades online.
O mais importante é ter em mente que escolher um Escritório de Contabilidade para pagar mais barato deve ser uma decisão a ser tomada apenas, e tão-somente, se você tiver certeza que o novo Escritório de Contabilidade for muito mais assertivo para suas necessidades OU se sua empresa estiver realmente em um momento de dificuldades financeiras muito graves. Se você está começando um negócio ou se já está há algum tempo no mercado e percebe que ainda não conta com serviços adicionais do seu Escritório de Contabilidade, sua empresa precisa contar com o auxílio de um profissional e de uma equipe mais completa e preparada. E não de um atendimento complicado, nem do serviço “economize R$ X mil em um ano”. Até porque, bem sabemos onde isso pode dar, não é mesmo? Espero ter te ajudado a escolher um escritório de contabilidade adequado para sua empresa. Se tiver dúvidas pode entrar em contato conosco.
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