Você já viu aquelas empresas em que tudo parece acontecer meio que por acaso, desde o processo de produção dos produtos até a entrega e a finalização das vendas?
São empresas em que tudo acontece de maneira desordenada, empurradas pela correria do dia a dia, mas sem jamais seguir uma rotina ou um plano de execução pré-definido.
Desnecessário dizer que empresas assim são super estressantes para o dono e para os funcionários. Frequentemente haverá alguma discussão e alguma animosidade entre o dono e os funcionários.
Isso acontece porque, de maneira geral, os funcionários sequer sabem a hora que sairá do trabalho. Estão sempre fazendo hora extra e tendo que cobrir alguma coisa que acabou atrasando dentro de todo o processo.
Além disso, os funcionários dessas empresas estão sempre correndo de maneira desordenada, atravessando o trabalho uns dos outros.
O resultado disso é a famosa situação desagradável onde uns pensam fazer o trabalho de outros, o que acaba por gerar o disse-me-disse, os atritos e os ressentimentos.
Para evitar esse tipo de problema, a obrigação de todo administrador é ter atenção com cada processo dentro de uma empresa. Além disso, a melhor forma de otimizá-los é com uma organização adequada, na qual cada funcionário faz o seu trabalho, de maneira ordenada e paciente.
A atenção com os processos significa acompanhar todo o passo a passo que envolve a execução das vendas e dos produtos dentro de uma empresa.
O intuito é pensar, otimizar e elaborar formas de organizar cada etapa da empresa. De maneira geral, podemos dividir os processos dentro de uma empresa em três etapas:
1) a pré-venda;
2) a produção e
3) a pós-venda.
Cada etapa possui uma função distinta. E exatamente por isso elas podem ser organizadas e otimizadas de maneiras diferentes.
O processo de pré-venda de uma empresa compreende tudo que ocorre anteriormente a aquisição do produto ou oferecimento do serviço.
Dentro desta etapa, podemos colocar a comunicação com o cliente, as estratégias de publicidade, e até mesmo elementos como o visual e a organização do ambiente.
A etapa de pré-venda se destaca como um dos processos principais de uma empresa. Ela é a responsável por convencer o cliente de que vale a pena confiar e consumir o seu produto.
Para otimizá-la é necessário organizar tudo aquilo que está na ponta que lida com o cliente e o convence a comprar.
Para compreender bem esse processo é necessário ter atenção com tudo aquilo que envolve os momentos de contato inicial do cliente com a sua empresa, desde o momento de contato até a decisão de compra.
O segundo processo importante de uma empresa é a etapa de produção. Essa etapa envolve todo o passo a passo para produzir o seu produto e entregá-lo ao cliente.
Para otimizar o processo de produção é necessário ter atenção a elementos como os insumos necessários para produzir seu produto, bem como a logística de produção e de entrega.
Como administrador, seu papel deverá ser o de ter atenção com cada elemento da etapa de produção e buscar identificar meios de torná-la mais eficiente e dinâmica. Ou seja, você deve buscar fazer o máximo com o mínimo possível.
Responder essas perguntas te ajudará a criar um bom processo de produção:
Como posso produzir mais com a mesma quantidade de funcionários?
Há alguma forma de diminuir o custo de produção dos meus produtos?
O processo de entrega está eficiente ou o cliente demora para receber meu produto?
A última etapa é tão importante quanto as anteriores, mas é frequentemente ignorada pelos empresários. O processo de pós-venda envolve tudo o que ocorre após a finalização e entrega do seu produto ou serviço.
Como você continua o contato com seu cliente após a finalização da compra?
Quais são os meios utilizados por você para fazer aquele cliente retornar a sua loja?
Seu cliente terá um suporte eficiente após adquirir seu produto?
Ele encontrará pessoas dispostas a resolver seu problema após a compra do produto?
Otimizar a etapa de pós-venda significa responder as perguntas acima. Note que, se a etapa de pré-venda envolve os elementos de contato inicial com a sua empresa, a etapa de pós-venda envolve os elementos de contato final.
A atenção com essas etapas faz com que o cliente esteja sempre satisfeito com a sua empresa. E, naturalmente, quanto mais satisfeito, mais disposição ele terá a buscar sua empresa no futuro.
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