Como preparar a empresa para a saída do formato home-office e o retorno ao formato presencial? Essa é uma das questões que muitos empreendedores estão enfrentando neste momento. Neste post, daremos diversas dicas de como enfrentar toda essa mudança novamente.
Todos já vimos que, aos poucos, o mundo começa a retornar ao normal, mesmo que ainda com diversas mudanças. O mesmo já ocorre com diversas empresas que começam a retornar ao formato presencial e agora estão aptas a voltar para os escritórios, mas ainda com diversas restrições de biossegurança.
O retorno ao presencial deve ser acompanhado de diversas preocupações com novos gastos, despesas, organização da equipe, formato de gestão, além dos cuidados com a segurança.
Acompanha o texto para saber o que fazer para saber como se preparar para essa transição.
1 – Tenha um plano de ação de retorno ao presencial
A primeira providência a se tomar para se preparar para o retorno ao formato de trabalho presencial é ter um plano de ação. Todos os passos dessa transição devem ser bem pensados e planejados para que você não tenha que lidar com surpresas.
Alguns dos elementos que você deve se preocupar e considerar no seu plano:
– Quadro de funcionários,
– Organização da equipe,
– Gastos e despesas,
– Mudanças contábeis,
– Horário de trabalho dos funcionários,
– Biossegurança,
– Organização do escritório,
– Atendimento aos clientes,
– Dentre outros
Nas próximas seções, falaremos mais sobre que tipo de preocupação você deve ter com cada um desses itens. Vamos começar da biossegurança:
2 – Tenha atenção com a biossegurança
O primeiro elemento que seu plano deve contemplar é os protocolos de biossegurança e de segurança do trabalho ligados a pandemia. É possível contratar empresas especializadas para fazer um treinamento com a sua equipe.
Além disso, você pode elaborar um material de distribuição entre os colaboradores para que todos se sintam seguros no retorno ao formato presencial e saibam exatamente como se comportar para evitar contaminações e problemas mais sérios.
3 – Tenha atenção com os novos custos e despesas
Outro ponto importantíssimo a se considerar no retorno ao formato presencial é calcular os novos custos e despesas após a transição. É possível que sua empresa tenha cortado alguns benefícios e outras despesas em razão do trabalho home-office.
Porém, é necessário considerar que muitos desses gastos retornarão após a transição. Pode ser que alguns benefícios voltem a ser pagos, como ticket-refeição ou vale-transporte, para os colaboradores, assim como haverá novos gastos com aluguel de imóvel, itens de consumo, água e energia elétrica, dentre outros.
Coloque tudo na ponta do lápis e prepare o caixa da sua empresa para lidar com esses novos gastos.
4 – Converse com a equipe sobre a nova dinâmica de organização
Ainda no preparo para a transição ao formato presencial, é essencial que você consiga acertar com sua equipe como acontecerá a nova dinâmica de organização da empresa. É muito provável que a forma de organização não volte a ser como era antes da pandemia, pois o tempo de trabalho remoto pode ter alterado funções, cargos e as pessoas que as exercem.
Ou seja, pode ser que sua empresa tenha que utilizar uma dinâmica de trabalho completamente nova. É a chance de reavaliar as funções e o que será feito por cada um dos seus colaboradores.
Por isso, reuna-se com a equipe antes de tudo retornar e colha sugestões sobre qual a melhor forma de organização e quais as melhores pessoas para desempenhar certas tarefas.
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5 – Consulte o jurídico para tomar as decisões corretas
Não esqueça de consultar o jurídico sobre a transição dos modelos de contrato e correção dos valores. É necessário cuidado caso existam mudanças drásticas no quadro de funcionários, na carga horária e em outros fatores.
6 – Consulte a contabilidade para avaliar seu plano de ação
Também não esqueça de consultar o seu contador para avaliar todos os passos do seu plano de ação até o retorno presencial. O contador poderá dar o parecer sobre os gastos, o dinheiro em caixa, como também de outras questões contratuais e de alterações na organização do quadro de funcionários.
Pode ser que sua empresa tenha sofrido alterações nas obrigações tributárias, no regime jurídico, ou em outros fatores. Portanto, é essencial que parece para checar todas as mudanças ocorridas.
Muitas empresas estão há mais de um ano trabalhando somente no formato remoto e isso certamente exigiu diversas mudanças. Logo, a atenção com todos esses detalhes é importante para que a transição ocorra de uma forma segura e sem maiores surpresas.
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7 - Cuidado com os detalhes na organização do escritório
Ainda sobre a biossegurança, tenha atenção com os detalhes na organização do próprio escritório. Pode ser que diversos móveis tenham que ser reorganizados para garantir a segurança dos colaboradores e o respeito às normas sanitárias.
8 - Hora de analisar o que fica e o que vai nos produtos e processos
Aqui vem a parte mais difícil de todas: sua empresa teve que se adaptar à demandas completamente novas, oferecer novos produtos, atender de um modo completamente diferente, além de diversas outras mudanças.
É aí que vem a dúvida importante: o que fica e o que vai? Quer dizer, que tipo de mudança devo manter ou abandonar?
No fim, tudo dependerá de como você atende os seus clientes no momento da transição. Por exemplo, se sua empresa migrou para uma forma de atendimento delivery, ou até mesmo remota, você deverá manter a mesma estrutura e ir preparando o caminho para o “retorno ao normal”.
Se possível, pode até manter as duas estruturas de atendimento: presencial e remota. Não há motivos para acreditar que o modelo de funcionamento remoto acabará, mas certamente as empresas terão que conviver com ambas as formas de organização.
O delivery, o atendimento remoto, a empresa e a gestão on-line, tudo isso veio pra ficar, mas não significa que sua empresa terá que optar somente por um outro. Pense, por exemplo, nas empresas da área de alimentação, que hoje trabalham com o delivery e a venda presencial em salão.
Se sua empresa passou por maus-bocados financeiramente, não deixe de ver este texto: O que fazer para começar a recuperação financeira da sua empresa e recuperá-la da crise
Conclusão
Neste artigo, apresentamos diversas dicas de como preparar sua empresa para o retorno ao formato de trabalho presencial. Para que você possa relembrar todos os passos que mencionamos:
1 - Elabore um plano de ação para a transição,
2 - Tenha atenção com a biossegurança,
3 - Cuidado com os novos custos e despesas após a transição,
5 - Consulte o jurídico da empresa para checar novas cláusulas contratuais e questões similares,
6 - Verifique com o contador a viabilidade do plano, assim como as principais mudanças na transição,
7 - Preocupe-se com a organização do escritório e as normas de segurança,
8 - Analise o que fica e o que vai nos produtos e nos processos. Determine quais mudanças continuarão na empresa.
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