O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) garante que no Brasil seis em cada dez novos empreendimentos fecham suas portas antes mesmo de completar quatro anos de atividades. Os motivos são variados, mas todos convergem para um mesmo problema: má administração e falta de gestão financeira. Não basta abrir uma microempresa. É preciso mantê-la ativa e dando lucro.
Mas como abrir e manter uma microempresa? Será que existe algum passo a passo que garanta a um novo empreendimento fugir da estatística do IBGE? Seria ótimo se a atividade empreendedora dependesse apenas de um conjunto de regrinhas para dar lucro, mas alguns cuidados são, de fato, fundamentais para a boa atividade empresarial, disso não temos dúvidas.
O blog Conta Junto preparou este conteúdo para mostrar questões básicas sobre como abrir e manter uma microempresa. Segui-las não garante o sucesso de um empreendimento, é verdade, mas deixá-las de lado certamente contribuirão para um possível fracasso de um novo negócio. A experiência de anos e anos apoiando empreendedores de todo o país nos mostra que há um caminho a seguir. E é este caminho que apresentamos a você agora. Vamos lá?
O que define uma microempresas (ME) é o seu conjunto de regras definido na legislação brasileira. A ME só pode ser classificada como tal se o seu faturamento não ultrapassar R$ 360 mil ao longo do ano, o que significa uma média mensal de faturamento na ordem de R$ 30 mil. Acima disso, o empreendimento se torna uma empresa de pequeno porte (EPP).
Outra característica marcante da microempresa é a quantidade máxima permitida de funcionários contratados pelo regime CLT: empresas de comércio e serviço não podem ter mais de nove funcionários, enquanto indústrias só podem contratar até 19 colaboradores. Se você pensa em abrir, por exemplo, uma churrascaria e precisar de mais de 20 funcionários para mantê-la em funcionamento, não poderá abrir uma ME.
Abrir uma ME oferece várias vantagens para o empreendedor, que vão de um processo de formalização mais simples à possibilidade de aderir ao Simples Nacional (regime tributário simplificado), passando por uma menor burocracia contábil, possibilidade de participar de licitações governamentais com alguns diferenciais e algumas desobrigações trabalhistas, obrigatórias para EPPs e grandes empresas.
Você já tem pronta a ideia do seu novo negócio e até o ponto de venda já foi definido. Então, o primeiro passo é legalizar a empresa, certo? Errado! Um empreendimento de sucesso começa, com certeza, na produção de um plano de negócios.
O plano de negócios é uma espécie de GPS do empreendimento. Ele vai prever todo o caminho a percorrer para que você chegue bem e seguro ao seu destino final: o pleno funcionamento do seu negócio. Nele, você vai listar todas as questões inerentes ao empreendimento.
Estarão previstos no seu plano de negócio a descrição da atividade fim da empresa, precificação, investimentos a serem feitos, recursos humanos necessários, ponto de venda, estudo da concorrência, ações de marketing e até mesmo o retorno que você pretende alcançar no negócio, entre outras questões.
A internet oferece um sem número de opções de tipos de plano de negócios. Quanto mais profundo, mais preparado você estará. É muito importante deixar claro que este é mesmo o primeiro passo para a abertura de uma microempresa, e não deve ser desconsiderado, okey?
De acordo com a legislação brasileira, todas as empresas legalizadas, independente do tamanho, precisam contar com os serviços de um contador ou um escritório contábil. Apenas os microempreendedores individuais (MEI) não precisam cumprir com essa exigência.
O processo de legalização, no entanto, não faz parte desta obrigação. Caso queira, o empreendedor pode ele mesmo cumprir com todas as exigências legais para formalizar o seu negócio. A questão, no entanto, vai muito além da gincana que é abrir uma microempresa. O problema não é o passo a passo, mas sim todas as definições que a abertura de uma empresa exige.
A principal função do contador na legalização da empresa é orientar o empresário sobre natureza jurídica, regime tributário e até mesmo a preparação do contrato social da empresa, entre outras definições de suma importância para o negócio. O contrato social é uma verdadeira Constituição da empresa, onde serão elencadas todas as regras de seu funcionamento. É ali que estarão definidos, por exemplo, o pró-labore e a participação dos sócios. Portanto, contar com um contador ou um escritório contábil para legalização da empresa não é obrigatório, mas é fundamental. Ainda que você cumpra com toda a gincana burocrática corretamente, definições mal colocadas podem prejudicar e até inviabilizar o negócio, não tenha dúvidas disso.
• Sociedade Simples Limitada;
• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada – EIRELI;
• Sociedade Simples Pura;
• Sociedade Empresária Limitada;
• Empresário Individual.
• Simples Nacional;
• Lucro presumido;
• Lucro real.
A tal gincana burocrática para abrir uma microempresa começa no registro do contrato social na Junta Comercial. Você já sabe da importância deste documento, portanto jamais opte por buscar exemplos na internet e copiá-los para o seu empreendimento. Seu contrato social deve ser feito de forma exclusiva, espelhando a realidade do seu negócio!
Após esse registro, será possível emitir o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) junto a Receita Federal para, depois, conseguir o alvará de funcionamento na prefeitura. A inscrição estadual é exigida de empresas de comércio, indústria e serviços de comunicação, energia e transporte interestadual e intermunicipal; as demais estão isentas.
É preciso cadastrar a microempresa na Previdência Social, ainda que você não contrate funcionários pelo regime CLT. E também será preciso emitir algumas certidões, dependendo do ramo de atividade, como a do Corpo de Bombeiros e da Vigilância Sanitária. Seu contador saberá exatamente quais documentos serão necessários.
Uma empresa precisa do lucro para sobreviver, certo? Exato! Mas sua gestão financeira vai muito além da simples conta do que entra e do que sai da conta bancária. Acredite: uma boa gestão financeira é absolutamente fundamental para o bom andamento do seu negócio.
Um bom controle contábil permite que você enxergue a verdadeira situação financeira da empresa; e a partir daí será muito mais assertivo e fácil tomar decisões gerenciais. As análises que um bom contador faz dos números da empresa poderão indicar caminhos rumo ao sucesso.
Imagine, por exemplo, uma empresa que teve um excelente resultado em vendas, mas não tem dinheiro em caixa para saldar suas contas. Como isso pode acontecer? Analisando as vendas, seria possível descobrir, por exemplo, que a maior parte delas teria sido feita a prazo, o que explicaria a situação. Feito isso, o empresário poderia decidir melhor o que fazer, e até mesmo mudar sua política de vendas a prazo.
Cuidar do fluxo de caixa da microempresa é, por exemplo, uma das premissas para mantê-la saudável. O fluxo de caixa é nada mais nada menos do que todo o natural fluxo financeiro do empreendimento: o que entra com as vendas e investimentos e o que sai, com o pagamento de impostos, salários, boletos e tudo o mais que é gasto para o funcionamento do negócio.
Perder o controle dessa conta é um passo decisivo para o fracasso. Afinal, você precisa saber exatamente quanto está faturando e quanto está gastando para descobrir se sua empresa está no azul ou no vermelho.
O fluxo de caixa revela a verdadeira saúde financeira da empresa e é o ponto de partida para a tomada de decisões gerenciais. Quer contratar mais um funcionário? Pensa em comprar uma máquina nova? Pretende abrir um novo ponto de venda? O fluxo de caixa lhe ajudará a decidir estas e tantas outras questões do dia a dia empresarial.
Saber calcular o capital de giro também é de suma importância para abrir e manter uma microempresa. Mas você sabe exatamente o que é capital de giro? Muita gente confunde os conceitos de capital de giro e fluxo de caixa; esse tema merece a sua atenção.
O capital de giro é a soma de recursos que sua empresa precisa ter para se manter por um determinado período. É preciso pagar o aluguel da sala, as taxas condominiais, impostos, salários, material de limpeza, enfim, há inúmeros gastos que precisam ser feitos para a empresa abrir suas portas diariamente.
Sem capital de giro, não há atividade empresarial. Como comprar uma resma de papel sem dinheiro em caixa? Sem dinheiro, a empresa acumulará dívidas, e dívidas significam multas e juros. Para calculá-lo, é preciso saber o que há a receber, os gastos a fazer e os prazos destas operações. Essas informações estão no fluxo de caixa.
Não adianta: todo empreendedor precisa administrar a sua empresa. Ele pode contratar alguém para ajudá-lo, um especialista até, mas jamais poderá deixar essa tarefa de lado, concentrando-se apenas na atividade fim do negócio. É preciso ter essa consciência, e esse é o primeiro passo para manter uma microempresa em dia.
Algumas dicas ajudarão você nessa tarefa:
• Tenha espírito empreendedor. Saiba recuar, voltar atrás, pense sempre em diferentes cenários e esteja atento aos movimentos da concorrência.
• Teimosia não combina com sucesso.
• Esteja sempre em contato com o seu contador. Ele não é apenas aquele que arruma suas contas; muito pelo contrário, é o melhor conselheiro para lhe ajudar a tomar decisões gerenciais que envolvam finanças.
• Como já falamos, total atenção ao fluxo de caixa. Se possível, consulte as suas contas bancárias jurídicas diariamente.
• Estude sempre. A internet oferece informação de qualidade, aproveite-se disso.
• Em hipótese alguma misture as contas da empresa e a sua conta pessoal. Isso é muito comum e é um erro terrível, que pode trazer consequências nefastas.
• Saiba delegar funções e poderes. Treine seu pessoal.
É muito prazeroso e recompensador ver um negócio nascer, crescer e ocupar seu espaço no mercado, mas é preciso muito trabalho e dedicação.
Não há, como já dissemos, uma fórmula única para se alcançar o sucesso no mundo dos negócios. Mas sabemos de cor e salteado o que não deve ser feito no dia a dia de seu negócio. Se cercar de profissionais competentes e comprometidos sempre fará a diferença, e na área da gestão financeira, por exemplo, um bom contador poderá lhe ajudar muito, atuando como um verdadeiro conselheiro.
O mais importante e estar atento aos detalhes de todo o negócio, estudar, saber delegar tarefas e aprender com o dia a dia. Com muito trabalho e dedicação, você alcançará o sucesso em seu negócio.
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