Ser dono do próprio negócio e prosperar com ele é o sonho de muita gente, mas empreender é muito mais do que isso. É trabalho árduo e constante, e saber como administrar uma empresa é fundamental. Mas será que todo empreendedor é um administrador de empresas? Será que todo empreendedor tem a consciência de que precisa administrar o seu negócio para abrir as portas da empresa todos os dias?
Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), nada menos do que 22% dos negócios fecham suas portas antes mesmo de completar um ano de atividade. E a má administração explica essa triste estatística. Como administrar uma empresa é, portanto, um tema extremamente relevante para qualquer empreendedor, seja qual for o tamanho de seu negócio.
O que é administrar uma empresa?
Essa parece ser daquelas perguntas que têm uma resposta tão óbvia que nem precisariam ser respondidas. No entanto, muitos empreendedores abrem seus negócios sem a menor noção do que é administrar uma empresa. Ao menos, não sabem a amplitude desse trabalho.
Muita gente pensa que administrar uma empresa é apenas controlar o fluxo de caixa e o estoque. Ou seja, basta cuidar direitinho do que entra e do que sai e manter o estoque em dia que a administração de uma empresa está feita. Ledo engano! A simplificação é tudo o que uma administração de empresa não é.
Poderíamos escrever, aqui, uma lista enorme de atividades administrativas em uma pequena empresa. De fato, há muito que fazer, e é essa a noção que o empreendedor precisa ter da administração: tudo o que precisa ser feito para um negócio abrir as portas um dia após o outro é administrar.
Contratar uma auxiliar de serviços gerais para faxinar a empresa regularmente é administração. Solicitar a compra de pó de café para o cafezinho da tarde também. Comprar lâmpada, material de escritório, produtos de limpeza, entre tantos outros artigos, idem. Demitir um funcionário, contratar outro, gerenciar as férias do time e perceber a necessidade de treinamento, identificando o melhor curso, é administrar.
Enfim, a lista é realmente grande. E o trabalho de administrar uma empresa, também.
Todo empreendedor é um administrador?
Seria excelente se a resposta pudesse ser um sonoro sim! Mas a verdade é que nem todo empreendedor é um administrador de empresa. Na verdade, uma boa parte deles não sabe e nem administra. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, seis em dez empresas fecham suas portas antes de completar quatro anos de atividades, e a má administração é um dos principais motivos que engordam essa estatística.
Nem todo empreendedor é um administrador de empresa, mas muitas vezes é obrigado a ser. Essa é a questão que precisa ser considerada, porque um pequeno negócio nem sempre é capaz de contratar um profissional para a função, cabendo ao empreendedor a administração. Sabemos que essa é uma realidade na maioria das micro e pequenas empresas.
Mas o que fazer? Administrar bem uma empresa é imprescindível e condição básica para o seu sucesso, então é preciso arregaçar as mangas e ir à luta. A solução é uma só, sem escapatórias: o empreendedor precisa se tornar um bom administrador. Isso não acontece do dia para noite, é claro, mas com estudo e a ajuda do contador, certamente essa questão poderá ser resolvida de forma muito positiva. Sim, o contador pode lhe ajudar nessa tarefa!
Todo empreendedor não é um administrador, mas vai precisar colocar a mão na massa. Afinal, empreender também é administrar!
As principais características de um administrador
• Ter disciplina: O bom administrador de empresa é um disciplinado por natureza. É verdade que você é o dono do negócio, e pode mandar a vontade, mas de certa forma a empresa também manda em você. Afinal, é preciso muito trabalho para que os resultados aconteçam, não é verdade? A boa administração de uma empresa requer várias tarefas cotidianas, e é fundamental ter disciplina para cumprir com todas elas, regularmente, sem falhas.
• Ser organizado: Como são tantas tarefas, cheias de detalhes, é preciso ser organizado para não se perder no dia a dia. Tudo deve ser anotado, registrado e acompanhado. A desorganização é uma das principais inimigas de uma boa administração de empresa.
• Espírito de liderança: É preciso liderar sua equipe, dar bons exemplos, tirar o melhor de cada um. Isso é fundamental para um time vencedor.
• Boa comunicação: É preciso se comunicar bem, principalmente porque administrar também é lidar com pessoas. Uma boa negociação com fornecedores e com clientes depende de uma comunicação fluida, não?
• Flexibilidade: Imprevistos acontecem, problemas também. Um bom administrador precisa ter um plano b, c e até d na manga quando algo não dá certo. Ao menos, precisa ter flexibilidade para mudar de rumo sempre que for necessário.
• Senso de urgência: Tem tarefa que é para já, e outras para ontem! Uma boa administração de empresa não permite atrasos porque isso pode trazer péssimas consequências, como multas por pagar uma conta após o dia de vencimento. É preciso saber o que é mais urgente, definindo prioridades.
Passo a passo de uma boa administração
Você já sabe que administrar é cuidar de absolutamente tudo o que precisa para sua empresa abrir as portas dia a dia. Até mesmo providenciar o pó de café para a equipe fazer uma pausa e tomar aquele cafezinho revigorante. Listamos, agora, o passo a passo para uma boa administração:
Planejamento Estratégico
Não existe negócio de sucesso sem planejamento. É preciso planejar uma ação, estudá-la, estar preparado para imprevistos e estabelecer metas e prazos. Enfim, a administração não pode ser feito no susto, na base da surpresa.
Sistema de gestão
A tecnologia é uma grande aliada da administração de empresa. Contar com um sistema de gestão vai facilitar muito o trabalho. O mercado oferece um sem número de softwares e aplicativos de gestão, que controlam toda a administração de uma empresa. Procure algo que caiba na sua empresa – nem maior nem menor do que a sua necessidade.
Comunicação
Por mais que você administre sua empresa ou tenha alguém contratado para tal, o envolvimento de toda equipe é fundamental para uma boa administração. Portanto, a comunicação entre os colaboradores precisa ser ágil, fluida, objetiva e assertiva. Invista em comunicação, o retorno é sempre positivo.
Tenha um plano de marketing
Divulgar é fundamental para as vendas, disso ninguém duvida. Mas muitas empresas o fazem de forma aleatória, intuitiva, sem planejamentos. Mesmo que a verba para tal seja mínima, é preciso ter um plano de marketing. As redes sociais oferecem o espaço necessário, basta ocupá-las da melhor forma possível.
Métricas e desempenho
Sim, é preciso quantificar o desempenho de sua empresa por meio de métricas. Em outras palavras, é preciso medir o quanto você está produzindo. As métricas devem ser utilizadas em todas as áreas, não somente em vendas, é bom ressaltar. Faça reuniões regulares com o seu time.
Como estão as finanças?
A gestão financeira é primordial e nesse quesito você tem um especialista que pode te ajudar, e muito: o contador. Converse com ele e estabeleça um controle financeiro rigoroso, sistemático e regular. Não descuide jamais disso. Fique de olho permanente no seu fluxo de caixa, no seu extrato bancário e jamais, em hipótese alguma, utilize a conta da empresa como se fosse sua, para cobrir seus gastos.
Dicas fundamentais para administrar uma empresa
• Conheça a fundo o seu negócio. Dessa forma, você saberá exatamente quais são as suas necessidades e administrá-las ficará mais fácil.
• Busque o envolvimento de sua equipe. Quando todos jogam para o time, os resultados aparecem.
• Saiba delegar tarefas, mas jamais descuide do assunto delegado.
• Saber gerenciar seu tempo é fundamental. Saiba eleger prioridades.
• Cortar custo é sempre importante, mas isso não pode afetar a qualidade do produto ou do serviço. Mudar de fornecedor toda hora também não é bom porque inviabiliza parcerias.
• Quanto mais produtiva for, mais lucrativa será a empresa. Persiga a produtividade, como fazer mais e melhor, em menos tempo.
• Invista em tecnologia. Nem sempre isso significa custo. O Whatsapp, por exemplo, é uma ferramenta essencial e gratuita.
Conclusão
Todos aqueles que sonham em abrir seu próprio negócio querem ganhar a vida sem um patrão dizendo o que deve ser feito, quando e como. Querem liberdade para trabalhar, e isso é muito bom mesmo. Mas a empresa é a patroa do empreendedor, disso não há dúvidas. Administrar bem uma empresa é fundamental para o sucesso do negócio.
Sua empresa pode ter um excelente produto ou serviço, muitos clientes e um ótimo volume de vendas, mas se o negócio for mal administrado as consequências podem ser terríveis, afetando o lucro e até mesmo provocando o fim do empreendimento. A administração de uma empresa é a base do sucesso.
A verdade é que não basta querer empreender. Esse é apenas o ponto de partida. É preciso ter atitude de empreendedor, e saber administrar um negócio é um dos pilares do empreendedorismo.
Depois de ler esse conteúdo, queremos propor uma reflexão: como está a administração da sua empresa? O que pode ser feito para melhorá-la e, consequentemente, alcançar melhores resultados? Acredite: quanto melhor a administração, melhor os resultados.
