A adoção do trabalho remoto em muitas empresas gerou uma grande demanda por ferramentas que facilitem a organização e a gestão de equipes de modo a conseguir organizar tarefas e monitorar o processo de execução.

Se você é líder ou gestor de uma equipe e ainda ajusta a execução dos projetos de maneira individual apenas, contactando cada integrante sem uma ferramenta que o auxilie em todo esse trabalho, utilizar alguma dessas ferramentas fará todo a diferença no seu trabalho.

Você ganhará um tempo muito maior e uma maior organização de todos os processos da empresa. Por isso, selecionamos cinco ferramentas fáceis de utilizar e que farão toda a diferença na gestão da sua equipe.

Trello

O Trello está entre as ferramentas mais utilizadas por empresas que precisam de uma gestão remota. É uma ferramenta que oferece diversos planos de pagamento, mas o plano grátis já é bom o suficiente e com diversas funcionalidades interessantes.

Estas são algumas das funcionalidades interessantes do Trello:

– Modo de organização em listas e cards;

– Modo de organização horizontal (Kanban);

– Possibilidade de anexos, mensagens, ajuste de prazos;

– Checklists;

– Comunicação entre usuários;

– Integração a outras ferramentas, como Dropbox e Google Docs.

Monday

Outra ferramenta muito utilizada por diversas empresas para gestão remota de equipes é o Monday. Infelizmente, o Monday oferece plano gratuito apenas individual, mas os pacotes mais básicos custam a partir de R$ 35,00 mensais.

Uma das grandes vantagens é que ele oferece modelos de organização personalizados para empresas de diversos ramos. Por exemplo, há modelos de organização para equipe de vendas, de marketing, de TI, de desenvolvimento de programas, de RH, e outros.

Algumas das funcionalidades mais interessantes do Monday:

– Integração a inúmeras outras plataformas, como Mailchimp, Facebook, Dropbox, Shopfy, e similares;

– Facilidade de comunicação;

– Visualização em gráficos (para alguns planos pagos);

– Monitoramento de tempo na execução das atividades.

Pipefy

O Pipefy também está entre as ferramentas mais utilizadas para gestão remota de equipes. É uma ferramenta de fácil uso e possui plano gratuito para gestão de pequenas equipes. O Pipefy também oferece templates prontos de organização de Workflows e até mesmo de formulários.

Para Workflows, há templates prontos para processos de compras, funil de vendas, avaliação de desempenho, onboarding de clientes, recrutamento, e vários outros. Outras vantagens interessantes do Pipefy:

– Integração a outros sistemas como WhatsApp, QuickBooks, DocuSign, Slack, Google Sheets, e outros;

– Facilidade de comunicação entre os usuários;

– Painéis personalizados de informação.

ferramentas on-line

MeisterTask

O MeisterTask também é bastante utilizado por equipes que procuram ferramentas simples e de fácil usabilidade. A ferramenta oferece um plano gratuito para gestão de até 3 projetos. A partir daí, os planos pagos oferecem diversas funcionalidades interessantes. Algumas funções interessantes do MeisterTask:

– Estatísticas e relatórios;

– Compartilhamento de projetos com toda a equipe (para alguns planos pagos);

– Restrições de segurança (para alguns planos pagos);

– Diversas automatizações (para planos pagos);

– Arquivo de tarefas pesquisável (para alguns planos pagos).

Asana

Asana também é uma ferramenta poderosa de organização e gestão remota de equipes. Ela oferece um dos melhores planos pagos dentre todas. O plano pago já oferece diversos recursos interessantes como armazenamento de arquivos ilimitados, projetos ilimitados, layout de quadro, visualização de calendário, e vários outros.

Além das diversas funcionalidades do Asana, a ferramenta também se conecta a diversas plataformas, como o Google Agenda, Adobe Creative, Zoom, Google Sheets, Harvest, Gmail, OneDrive e Salesforce.

ferramentas on-line para organização de tarefas e gestão de equipes

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Com o lockdown em algumas cidades, muitas empresas estão sendo novamente obrigadas a adotar métodos de trabalho home-office mesmo sem ter muita experiência de como fazer a transição de um método de gestão presencial para uma forma de gestão remota.

Surge novamente o desafio de gerir equipes de forma completamente virtual sem perder a produtividade e a eficiência na execução dos projetos da empresa. O problema, claro, é que mesmo com o uso dos meios de comunicação atuais, ainda há sempre a dificuldade de coordenar a comunicação e todos os processos sem que as coisas se atrapalhem.

Há diversas ações que podem ser tomadas para evitar maiores dificuldades e conseguir manter a eficiência da sua equipe mesmo em trabalho remoto. Segue a leitura que daremos algumas dicas essenciais do que fazer para não perder a eficiência do trabalho da sua equipe:

Definir bem tarefas individuais

A primeira dica para manter a gestão da sua equipe é definir bem as tarefas individuais. Um dos entraves mais frequentes na transição de equipes presenciais para remotas é o fato de que muitas equipes presenciais dependem da ação de uma única pessoa que coordena e faz a gestão de todos.

Ou seja, são equipes viciadas em concentrar todo o trabalho em somente uma pessoa, o famoso faz-tudo. Assim, quando ocorre a transição para a gestão remota, em que as pessoas se separam e não conseguem mais depender do faz-tudo, a equipe acaba por se desordenar e não saber exatamente o que fazer.

Daí que a solução é exatamente definir muito bem quais serão as atribuições de cada um. Se a gestão presencial pode ser feita de maneira horizontalizada, isto é, com a participação simultânea de cada pessoa, o mesmo não é tão fácil na gestão remota.

Assim, a gestão remota necessita ser hierarquizada, onde uma pessoa ficará responsável pela coordenação de cada processo e gestão do fluxo de informação entre cada parte envolvida. Isso nos leva a segunda dica:

Definir uma hierarquia de comando e de informação

A segunda dica é definir uma hierarquia de comando e de informação. Isto é, sua equipe precisa saber claramente para quem relatar certas informações e de quem irá receber ordens. A partir disso, as ações e a cadeia de comando se tornará muito mais organizada.

Trazer a dinâmica de planejamento e execução presencial para o trabalho remoto pode acabar sendo mais custoso. Por isso, é importante pensar dinâmicas alternativas de coordenação da equipe. Definir uma hierarquia servirá para facilitar o fluxo de informação e tornar a cadeia de comandos muito mais eficaz.

Manter um maior controle dos prazos

Nossa terceira dica é manter um maior controle dos prazos. Se a partir de agora a equipe se organizará de uma maneira hierarquizada, também será necessário manter um maior controle dos prazos.

A razão disso é o fato de que no trabalho home-office é muito mais difícil manter o controle sobre o andamento dos processos e saber como está o desenvolvimento dos colaboradores.

Assim, estabelecendo prazos para a execução de cada tarefa, você saberá exatamente quando pode esperar a finalização de cada tarefa e também não terá que estar em comunicação constante com cada membro da equipe.

Utilizar ferramentas de gestão de tarefas

Por fim, nossa última dica de gestão remota é a utilização de ferramentas virtuais de gestão de projetos. Há diversos métodos e modelos disponíveis, como o Trello, o Scrum, o MeisterTask e o ActiveCollab. Muitos são gratuitos e de fácil uso.

Com uma ferramenta de gestão de projetos é possível acompanhar o andamento de cada processo sem a necessidade de ter que colher feedbacks constantes dos colaboradores. Por exemplo, é possível fazer a divisão de tarefas, descrever cada processo para cada integrante da equipe, e ter uma atualização em tempo real.

Manter essas dicas facilitará a coordenação da sua equipe mesmo em formato remoto. Para saber ainda como manter a motivação da sua equipe, recomendamos também este texto: Táticas para manter a motivação da sua equipe.

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