A eficácia operacional é um dos conceitos mais importantes para gestores e líderes de um modo geral.
Eficácia operacional significa otimizar os resultados e atividades de uma empresa a partir de diversos meios, seja através da execução mais rápida, ou até mesmo através do uso de menos insumos e falhas.
Há ainda diversos equívocos associados à ideia de eficácia operacional. Por exemplo, muitos gestores acreditam que para obter maior eficácia é necessário ter menos funcionários para poder fazer o resto trabalhar em máxima capacidade. Há também aqueles que economizam no cafezinho, ou em qualquer outro gasto, e estão sempre paranóicos com qualquer gasto adicional feito para a empresa.
É aí onde mora o erro. Para obter maior eficácia operacional é perfeitamente possível que uma empresa precise aumentar seus gastos, por exemplo com dois novos funcionários, para que possa alcançar o máximo de resultado.
Pense no caso de uma empresa que consegue atender somente 20% dos clientes que chega até lá, e que portanto possui uma demanda reprimida de cerca de 80%. Nesse caso, a eficácia operacional estaria em contratar mais funcionários (sem comprometer completamente os gastos, é claro) para poder atender o máximo daquela demanda reprimida.
Por isso o erro em acreditar que eficácia operacional significa apenas reduzir custos, a ideia é obter o máximo possível para sua empresa a partir do mínimo necessário. Segue a leitura que falaremos de alguns princípios da eficácia operacional:
Tenha consciência do grau de produtividade da sua empresa
Aqui, a produtividade é medida de uma maneira muito direta. É necessário saber o quanto sua empresa consegue produzir a partir da quantidade de funcionários atuantes e do tempo de trabalho de cada um.
Fatores assim devem sempre ser medidos em relação a demanda reprimida gerada pela sua empresa e o que deve ser feito para atender essa demanda.
Esqueça a ideia de que produtividade é trabalhar 16 horas seguidas, cortar cafezinho e água dos funcionários, e ainda ter poucos funcionários. A produtividade pode estar na direção oposta, isto é, de ter mais funcionários, maior dinâmica de execução dos processos e, com isso, conseguir atender mais e melhores clientes.
Saiba qual o ponto de equilíbrio da sua empresa
Entenda o ponto de equilíbrio do caixa da sua empresa, isto é, o valor necessário para que ela não esteja perdendo dinheiro. A partir daí estabeleça as metas necessárias para o alcance diário do ponto de equilíbrio.
Empresas com mal gestores estão sempre desgovernadas, sem saber para onde ir ou o que devem alcançar. São aquelas empresas que simplesmente “vão com a onda”, sem metas e objetivos pré-definidos. (Para saber mais sobre a importância de definir metas para uma empresa, confira este texto: Porque você deve definir metas para sua empresa)
Tenha atenção com os custos de produção
Outro fator importante para a eficácia operacional de qualquer empresa é a atenção com os custos de produção. Se o objetivo é também conseguir oferecer o melhor para o cliente pelo menor preço, é essencial que o gestor esteja sempre procurando meios de melhorar os seus produtos, seja através da otimização de custos, ou através da utilização de novas tecnologias.
De maneira geral, a atenção com a produção deve ser algo constante na eficácia operacional, o que nos leva a outro ponto importante:
Avalie a eficiência da cadeia produtiva
Um outro princípio importante para a eficiência operacional é a análise da eficiência da cadeia produtiva da sua empresa. De maneira diferente do que vimos na primeira dica, o essencial aqui é identificar passos e processos desnecessários.
Uma cadeia produtiva eficiente é aquela que faz o menor número de passos e processos possíveis. Ou seja, cada passo na produção do produto é absolutamente essencial. Isso, naturalmente, evita a perda de tempo e de capacidade de produção da empresa.
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